ईमेल लिहिताना कॉन्फिडन्स होतोय लूझ? 'हे' उपाय वाचाच...

Email etiquettes : आजकाल सगळीकडे स्पर्धा असल्याने योग्य त्या स्किलसेट्सची गरज असते. त्यातून कॉर्पोरेट्समध्ये वावरतानाही अनेकांचा कॉन्फिडन्सही लूझ होतो. त्यातून ईमेल करणं हे कॉर्पोरेटमधील सर्वात मोठं बिझनेस इटिकेट आहे. नव्या फ्रेशर्सना आणि अनुभवी एम्पोलिझना आपण मेल नक्की कसा लिहावा हे कळतं नाही त्यामुळे त्यांची बरीच नाराजीही होती आणि त्यातून त्यांचा आत्मविश्वासही निघून जातो. 

मोठ्या बॉसला किंवा अगदी आपल्या कलीगलाही जर मेल पाठवायचा असेल तर अनेकांना आपण काय करावे आणि काय लिहीवे हेही समजत नाही. त्यामुळे अशावेळी काय करावे हे जाणून घेणे महत्त्वाचे आहे. 

योग्य ईमेल ड्राफ्टिंग होण्यासाठी काही प्रोफेशनल्स वकीलीचा अभ्यास करावा असा मार्ग सुचवतात. पण फक्त ईमेल एटिकेट शिकण्यासाठी वकीलीचा अभ्यास करणे काही शक्य नाही. त्यामुळे अशावेळी तूम्ही काय काय करू शकता याचा अंदाज घेणे आवश्यक आहे. तेव्हा तूम्ही खालील उपाय नक्कीच करू शकता. 

1. सब्जेट लिहिताना योग्य माहिती वापरा. 
ई-मेलचा सब्जेट हा अतिशय सोप्पा आणि सुटसुटीत असावा. तुमच्या ईमेल मधला विषय जो आहे त्याचा थोडक्यात सारांश म्हणजे ईमेलचा सब्जेट... तूमचा मेल हा अर्थपुर्ण असतो त्यामुळे तो कशा संदर्भात आहे हे सांगणारी एका ओळीतील माहिती लिहिण्याचा सराव करा. .

2. सेग्नेचर करताना नेहमी तूमचे नाव आणि फोन नंबर लिहा. 
तूमची ई-मेल बॉडी पुर्ण असली तरी त्याचा फारसा उपयोग होत नाही कारण तुमची ओळख नक्की काय आहे. हे त्यातून समजलंच नाही तर समोरच्याचा फारच गोंधळ होऊ शकतो. तेव्हा त्या समोरच्या माणसाला काही अडचण आलीच किंवा ई-मेल मधले काही समजले नाहीच तर तेव्हा ती व्यक्ती ताबडतोब तूम्हाला कॉन्टॅक्ट करू शकते. 

3. सीसीमध्ये कुठल्या व्यक्तींना ठेवावे हे विचारल्याशिवाय पुढे जाऊ नका. 
योग्य माणसांना ई-मेलमध्ये ठेवणे गरजेचे आहे. कारण जर चुकीची व्यक्ती सीसीमध्ये राहिली तर प्रोब्लेम होेतो. त्यातून सीसी ठेवणे हे कॉर्पोरेटमध्ये महत्त्वाचे एटिकेट आहे. योग्य माणसाला सीसी ठेवले की कोणीही वरिष्ठ नाराज होत नाही. 

4. ईमेलला तातडीने रिप्लाय द्या. 
जर तूम्ही ऑफिसमधल्या कोणालाही रिप्लाय दिला तर तातडीने तो वाचून योग्य रिप्लाय देण्याची सवय लावा. 

5. लांबलचक ईमेल टाळा. 
जर तूमचे ई-मेल हे मुद्देसुद असतील पण ते लांबलचक असतील तर समोरचा तूमचा मेल वाचणार नाही. त्यामुळे तूमचा मेल जितका छोटा असेल तेवढा तो चांगला असतो. 

6. भरपूर लोकांना बीसीसी ठेवू नका. 
काही प्रोफेशन असे असतात जिथे भरपूर लोकांना बीसीसी करून एकच मेल पाठवावा लागतो तेव्हा अशी गोष्ट जास्तकरून टाळा कारण त्याने मेल स्पॅममध्ये जाऊ शकतात आणि गोंधळ होऊ शकतो. 

7. शब्दलेखनाची सवय लावा, शब्दांचा अभ्यास करा. 
तूम्हाला तूमच्या मेलमध्ये जर एरर नको असेल तर काही करून जास्त शब्दांची जाण ठेवण्याचा प्रयत्न करावे. खासकरून शब्द हे सोप्पे असावेत.